Autoresponder
Auch: automatische Rückmeldung · Auto-Reply
Ein Autoresponder versendet automatisch und ohne manuelles Zutun eine Antwort-E-Mail, sobald eine Anfrage über Kontaktformular, Portal oder E-Mail eingeht – etwa eine Eingangsbestätigung mit weiterführenden Informationen zum Objekt oder zu den nächsten Schritten.
Ausführliche Erklärung
Interessenten, die über ein Kontaktformular oder ein Immobilienportal eine Anfrage stellen, erwarten heute eine unmittelbare Rückmeldung – auch außerhalb der Bürozeiten. Der Autoresponder schließt diese Lücke, indem er sofort nach Eingang einer Anfrage automatisch reagiert, etwa mit:
- einer Eingangsbestätigung ("Ihre Anfrage ist eingegangen, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden"),
- ergänzenden Objektunterlagen (Exposé-PDF, Energieausweis-Auszug),
- einem Terminbuchungslink zur Selbstbuchung eines Besichtigungstermins,
- Hinweisen zu erforderlichen Unterlagen für eine Bewerbung (bei Mietobjekten).
Für den Makler ist der Autoresponder ein Baustein der Reaktionsgeschwindigkeit: Er überbrückt die Zeit bis zur persönlichen Bearbeitung durch den zuständigen Mitarbeiter und sorgt dafür, dass kein Interessent unbeantwortet bleibt, während im Hintergrund gleichzeitig automatisch eine Aufgabe zur persönlichen Nachbearbeitung erzeugt wird. Wichtig ist die Abgrenzung zur reinen Werbe-E-Mail: Eine automatische Antwort auf eine konkrete, vom Nutzer selbst initiierte Anfrage ist als Erfüllung einer vorvertraglichen Informationspflicht regelmäßig zulässig, während weiterführende werbliche Inhalte (z. B. Verweis auf weitere, nicht angefragte Objekte) einer gesonderten werberechtlichen Zulässigkeitsprüfung nach § 7 UWG bedürfen.
Bei elektronischem Geschäftsverkehr mit Verbrauchern verlangt § 312i BGB zudem, dass der Zugang einer Bestellung bzw. Anfrage unverzüglich auf elektronischem Weg bestätigt wird – ein Autoresponder erfüllt diese Pflicht in der Praxis automatisiert.
Beispiel aus der Praxis
Ein Interessent stellt um 22 Uhr über das Kontaktformular eine Anfrage zu einer Eigentumswohnung. Innerhalb von Sekunden erhält er automatisch eine E-Mail mit Eingangsbestätigung, dem vollständigen Exposé als PDF-Anhang und einem Link zur Online-Terminbuchung für eine Besichtigung. Gleichzeitig wird intern automatisch eine Aufgabe für den zuständigen Makler zur persönlichen Rückmeldung am nächsten Morgen erzeugt.
Rechtsgrundlage
- § 312i BGB – Pflicht zur unverzüglichen elektronischen Bestätigung des Zugangs einer Bestellung/Anfrage im elektronischen Geschäftsverkehr.
- Art. 6 DSGVO – Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Kontaktdaten des Anfragenden.