Unterlagenanforderung
Auch: Dokumentenbeschaffung · Objektunterlagen einholen
Bevor eine Immobilie vermarktet werden kann, muss der Makler eine Reihe von Unterlagen beim Eigentümer, Grundbuchamt, der Bauaufsicht oder Verwaltung einholen. Diese Unterlagenanforderung ist die Grundlage für ein rechtssicheres Exposé und eine seriöse Beratung von Käufern und Mietern.
Ausführliche Erklärung
Zu den regelmäßig anzufordernden Unterlagen zählen je nach Objektart:
- Grundbuchauszug (aktuell, nicht älter als drei Monate): zeigt Eigentümer, Lasten und Beschränkungen (Abteilung II) sowie Grundschulden/Hypotheken (Abteilung III).
- Liegenschaftskarte/Flurkarte: amtliche Darstellung des Grundstückszuschnitts.
- Baulastenverzeichnisauszug: öffentlich-rechtliche Verpflichtungen, die nicht im Grundbuch stehen (z. B. Wegerechte, Abstandsflächenübernahme).
- Energieausweis: seit 2014 Pflicht, spätestens bei der Besichtigung vorzulegen; bereits im Inserat müssen Pflichtangaben (Energiekennwert, Baujahr, Energieträger) enthalten sein (§ 87 GEG). Fehlt der Ausweis, drohen Bußgelder für den Eigentümer.
- Teilungserklärung nebst Nachträgen und Protokollen der letzten Eigentümerversammlungen bei Eigentumswohnungen.
- Grundrisse, Wohnflächenberechnung, Baubeschreibung.
- Nebenkosten- und Hausgeldabrechnungen der letzten Jahre.
- Bei vermieteten Objekten: Mietvertrag, Mieterhöhungshistorie, Kautionsnachweis.
Der Makler sollte die Unterlagenanforderung früh im Prozess anstoßen, da Grundbuchauszüge und Baulastenauskünfte je nach Amt mehrere Wochen Bearbeitungszeit benötigen können. Unvollständige Unterlagen sind eine häufige Ursache für verzögerte Notartermine und für Haftungsrisiken, wenn sich später Belastungen oder Baulasten herausstellen, die im Exposé nicht erwähnt wurden. Professionelle Maklerbüros führen daher Checklisten je Objekttyp (ETW, Haus, Gewerbe), um Vollständigkeit sicherzustellen.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler übernimmt den Verkauf einer Eigentumswohnung. Noch vor Erstellung des Exposés fordert er beim Grundbuchamt einen aktuellen Grundbuchauszug an, beim Verwalter die Teilungserklärung und die letzten drei Protokolle, und lässt sich vom Eigentümer den bestehenden Energieausweis vorlegen.