Automatisierte Vertragsgenerierung
Auch: Vertragsautomatisierung · Dokumentenautomatisierung
Bei der automatisierten Vertragsgenerierung erstellt die Maklersoftware Vertragsdokumente – etwa Maklerverträge, Reservierungsvereinbarungen oder Widerrufsbelehrungen – automatisch, indem sie hinterlegte Objekt- und Kundendaten in vorformulierte Textbausteine einfügt, statt dass der Makler jedes Dokument manuell ausfüllt.
Ausführliche Erklärung
Statt Vertragsvorlagen in Word manuell mit Namen, Adresse, Objektdaten und Provisionshöhe zu befüllen, greift die automatisierte Vertragsgenerierung direkt auf die im CRM gespeicherten Datensätze zu. Der Makler wählt eine Vertragsvorlage (z. B. "qualifizierter Alleinauftrag Wohnimmobilie") aus, die Software zieht automatisch Verkäufername, Objektadresse, vereinbarte Provisionshöhe und Laufzeit aus der Datenbank und erzeugt daraus ein fertiges, unterschriftsreifes Dokument – häufig direkt verknüpft mit einer elektronischen Signaturlösung.
Praxisrelevante Aspekte für den Makler:
- Fehlerreduktion: Manuelle Übertragungsfehler bei Namen, Adressen oder Provisionssätzen entfallen, da Daten nur einmal im CRM gepflegt werden.
- Textform-Anforderungen: Seit der Reform der §§ 656a ff. BGB (2020) müssen Maklerverträge über Wohnungen und Einfamilienhäuser mit Verbrauchern in Textform (§ 126b BGB) geschlossen werden – automatisiert generierte, elektronisch signierte Dokumente erfüllen diese Anforderung, sofern die Signaturlösung die Textform wahrt (bloße Nennung des Erklärenden und dauerhafte Wiedergabe genügen, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich).
- Provisionsteilungsgebot: Bei Verkäufen von Wohnungen und Einfamilienhäusern an Verbraucher ist zudem das hälftige Provisionsteilungsgebot des § 656c BGB zu beachten; automatisierte Vertragsvorlagen sollten diese Vorgabe standardmäßig korrekt abbilden.
- Versionskontrolle: Rechtliche Änderungen (z. B. neue BGB-Vorgaben) müssen zentral in der Textbaustein-Bibliothek gepflegt werden, damit nicht veraltete Vertragsversionen im Umlauf bleiben.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler legt im CRM ein neues Verkaufsobjekt mit Verkäuferdaten an und wählt die Vorlage "Alleinauftrag Verbraucher". Das System generiert automatisch den fertigen Maklervertrag mit korrekt eingesetzten Namen, Objektdaten, Laufzeit und gesetzeskonformer Provisionsklausel, den der Verkäufer direkt elektronisch unterschreiben kann.
Rechtsgrundlage
- § 126b BGB – Anforderungen an die Textform, die für Verbrauchermaklerverträge über Wohnungen/Einfamilienhäuser gilt.
- § 656a ff. BGB – Formvorschriften und Provisionsteilungsgebot bei Maklerverträgen mit Verbrauchern über Wohnimmobilien.