Automatisierte Referenzprüfung
Auch: digitale Referenzprüfung · Mieter-/Käufer-Check
Die automatisierte Referenzprüfung bündelt mehrere Prüfschritte – etwa Bonitäts-, Identitäts- und Selbstauskunftsabgleich – in einem digitalen Workflow, der Miet- oder Kaufinteressenten über angebundene Schnittstellen automatisch statt manuell einzeln prüft.
Ausführliche Erklärung
Klassisch prüft ein Makler Interessenten manuell: Er lässt sich eine Selbstauskunft ausfüllen, fordert eine SCHUFA-Auskunft oder einen Einkommensnachweis an und gleicht Ausweisdaten ab. Bei hohem Bewerberaufkommen – etwa bei stark nachgefragten Mietwohnungen in Großstädten – ist dieser Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig.
Software-Lösungen zur automatisierten Referenzprüfung bündeln diese Schritte:
- Digitale Selbstauskunft: Interessenten füllen ein Online-Formular aus, dessen Daten direkt strukturiert ins CRM übernommen werden, statt Papierformulare manuell abzutippen.
- Bonitätsabfrage per Schnittstelle: Über eine Bonitätsprüfungs-Schnittstelle wird mit Einwilligung des Interessenten automatisch ein Score bei einer Auskunftei abgerufen.
- Identitätsprüfung: Ausweisdaten werden über Videoident- oder Dokumentenprüfdienste automatisiert verifiziert, statt sie visuell manuell zu kontrollieren.
- Automatisches Ranking: Bei mehreren Bewerbern für ein Mietobjekt erstellt die Software eine Vorauswahl-Liste nach Bonität, Einkommen und Vollständigkeit der Unterlagen.
Für den Makler bedeutet dies erhebliche Zeitersparnis bei der Vorselektion, birgt aber auch rechtliche Sorgfaltspflichten: Jede Datenerhebung – insbesondere Bonitätsdaten und besonders bei Mietinteressenten – erfordert eine informierte Einwilligung und darf nur so weit erfolgen, wie es für die konkrete Entscheidung erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Unzulässig ist es, Bonitätsdaten bereits vor einer ernsthaften Vermietungs- oder Verkaufsabsicht "auf Vorrat" abzufragen. Bei automatisiertem Scoring, das zur Ablehnung eines Bewerbers führt, ist zudem § 31 BDSG zur Zulässigkeit von Scoring-Verfahren zu beachten.
Beispiel aus der Praxis
Für eine stark nachgefragte Mietwohnung erhält der Makler über sein CRM 40 Bewerbungen. Über die automatisierte Referenzprüfung füllen alle Interessenten ein digitales Selbstauskunftsformular aus; mit deren Einwilligung ruft das System automatisch einen Bonitätsscore ab und erstellt eine nach Bonität sortierte Vorauswahlliste der zehn passendsten Bewerber für die Besichtigung.
Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 DSGVO – Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, i. d. R. Einwilligung des Interessenten.
- § 31 BDSG – Zulässigkeitsvoraussetzungen für Wahrscheinlichkeitswerte (Scoring) zur Bewertung der Kreditwürdigkeit.
- Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO – Grundsatz der Datenminimierung bei der Erhebung.