CRM (Immobilien)
Auch: Immobilien-CRM · Customer-Relationship-Management für Immobilienunternehmen
CRM (Immobilien) bezeichnet Customer-Relationship-Management-Software, die speziell auf die Anforderungen von Immobilienunternehmen zugeschnitten ist: Sie verknüpft Objektdaten, Interessenten- und Eigentümerkontakte, Vermarktungsprozesse und Kommunikationsverläufe in einem zentralen System.
Ausführliche Erklärung
Anders als generische CRM-Software aus anderen Branchen bilden Immobilien-CRM-Systeme branchentypische Abläufe direkt ab: Objektakquise und Exposé-Erstellung, automatisches Matching von Suchprofilen mit neuen Angeboten, Terminkoordination für Besichtigungen, Dokumentation der Identitäts- und Geldwäscheprüfung sowie die Anbindung an Immobilienportale und die eigene Website. Für Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen kommen zusätzlich Mieter- und Bestandsverwaltungsfunktionen hinzu.
Zentrale Nutzenaspekte für Immobilienunternehmen sind die durchgängige Nachverfolgung von Leads von der ersten Anfrage bis zum Vertragsabschluss, die Vermeidung von Doppelerfassungen durch Schnittstellen zu Portalen und Signaturlösungen sowie belastbares Reporting über Vermarktungsdauer, Abschlussquoten und Vertriebserfolg einzelner Mitarbeiter. Da im System durchgehend personenbezogene Daten von Interessenten, Käufern, Mietern und Eigentümern verarbeitet werden, muss der Einsatz DSGVO-konform erfolgen – insbesondere hinsichtlich einer tragfähigen Rechtsgrundlage für Marketingkontakte, angemessener Löschfristen und eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Softwareanbieter, sofern dieser Zugriff auf die Daten hat.
Bei der Auswahl eines Immobilien-CRM prüfen Unternehmen typischerweise Cloud-Verfügbarkeit, mobile Nutzbarkeit, Schnittstellenangebot zu Portalen und Buchhaltungssoftware sowie die Möglichkeit, unternehmensspezifische Vertriebsprozesse abzubilden.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerunternehmen mit mehreren Standorten nutzt ein Immobilien-CRM, in dem alle Objekte, Interessenten und deren Suchprofile zentral gepflegt werden. Geht ein neues Objekt ein, gleicht das System es automatisch mit hinterlegten Suchprofilen ab und benachrichtigt passende Interessenten, während die gesamte Kommunikation im jeweiligen Kontaktverlauf dokumentiert bleibt.
Rechtsgrundlage
Keine spezielle Rechtsgrundlage für den Einsatz von CRM-Software selbst; die darin erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt den allgemeinen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere zu Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Betroffenenrechten.