Maklersoftware
Auch: Makler-CRM · Immobiliensoftware
Maklersoftware ist ein spezialisiertes IT-System (meist Cloud-basiert), das Immobilienmaklern hilft, Objekte, Interessenten, Termine, Dokumente und die Kommunikation mit Kunden zentral zu verwalten. Sie bildet häufig das digitale Rückgrat des gesamten Maklerbüros.
Ausführliche Erklärung
Moderne Maklerbüros arbeiten kaum noch ohne spezialisierte Software, da die Zahl der Objekte, Interessenten und regulatorischen Anforderungen (z. B. Geldwäschegesetz, Widerrufsbelehrungen, DSGVO) manuell kaum mehr zu bewältigen ist.
Typische Funktionsbereiche einer Maklersoftware:
- Objektverwaltung (Objektdatenbank): Erfassung aller Angebote mit Exposé-Daten, Fotos, Energieausweis, Grundrissen und Preishistorie.
- Interessenten- und Leadmanagement: Erfassung von Anfragen, Matching mit passenden Objekten, automatisierte Suchprofile und Benachrichtigungen bei neuen passenden Angeboten.
- Portalanbindung: Schnittstellen (meist über OpenImmo-Standard oder direkte APIs) zur automatischen Veröffentlichung auf ImmoScout24, Immowelt und weiteren Portalen (Multi-Channel-Publishing).
- Dokumenten- und Vertragsmanagement: Erstellung von Exposés, Maklerverträgen, Reservierungsvereinbarungen, digitale Signatur, Ablage von Energieausweisen und Grundbuchauszügen.
- Compliance-Funktionen: Unterstützung bei Geldwäscheprüfung (GwG-Identifizierung), Dokumentation der Widerrufsbelehrung, Fristenkontrolle.
- Buchhaltung/Provisionsabrechnung: Verwaltung von Provisionsansprüchen, Rechnungsstellung, Provisionsteilung bei Kooperationsgeschäften.
- Marketing- und Reporting-Tools: Auswertung von Klickzahlen, Konversionsraten, Kampagnenerfolg.
Bekannte Anbieter am deutschen Markt sind unter anderem onOffice, FlowFact, Propstack und Estate Master. Bei der Auswahl sind neben Funktionsumfang vor allem Datenschutzkonformität (Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO) und Schnittstellenqualität zu Portalen entscheidend.
Beispiel aus der Praxis
Ein mittelgroßes Maklerbüro nutzt eine Cloud-Maklersoftware, in der sämtliche 40 aktuell vermarkteten Objekte hinterlegt sind. Neue Interessentenanfragen aus Immobilienportalen werden automatisch importiert, mit passenden Objekten abgeglichen und den zuständigen Maklern zugewiesen; Exposés und Maklerverträge werden direkt aus dem System generiert und digital versendet.
Rechtsgrundlage
Keine spezielle Rechtsgrundlage für die Software selbst. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Vorgaben der DSGVO (insbesondere Art. 28 zur Auftragsverarbeitung) sowie bei Cloud-Lösungen die Anforderungen an eine sichere, dokumentierte Datenhaltung zu beachten.