Datenschutzhinweis auf Immobilienportalen
Auch: Portal-Datenschutz · Datenschutz bei Portalanfragen
Der Datenschutzhinweis auf Immobilienportalen betrifft die Frage, wer datenschutzrechtlich verantwortlich ist, wenn ein Interessent über ein Portal wie ImmoScout24, Immowelt oder eBay Kleinanzeigen eine Anfrage zu einem Exposé stellt und seine Kontaktdaten dabei sowohl vom Portal als auch vom inserierenden Makler verarbeitet werden. In der Praxis übernimmt meist das Portal die Erstinformation, der Makler bleibt jedoch für die Weiterverarbeitung eigenständig verantwortlich.
Ausführliche Erklärung
Bei einer Portalanfrage sind typischerweise zwei datenschutzrechtlich Verantwortliche beteiligt: das Portal selbst (Betreiber der Plattform) und der inserierende Makler, an den die Anfrage weitergeleitet wird. Für die Praxis ergeben sich daraus mehrere Klärungspunkte:
- Getrennte Verantwortlichkeit statt gemeinsamer Verantwortlichkeit: In der Regel gehen Portale und Makler nicht von einer gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO aus, sondern von zwei eigenständigen Verantwortlichen mit jeweils eigener Datenschutzerklärung – das Portal informiert über die Datenerhebung auf der Plattform, der Makler über die Weiterverarbeitung der ihm übermittelten Anfrage.
- Informationspflicht des Maklers (Art. 14 DSGVO): Da der Makler die Kontaktdaten des Interessenten nicht direkt bei diesem, sondern über das Portal erhält, greift grundsätzlich Art. 14 DSGVO (Information bei Datenerhebung von Dritten). In der Praxis wird dieser Pflicht meist durch einen Verweis auf die eigene Datenschutzerklärung im automatisierten Antwortschreiben oder bei der ersten Kontaktaufnahme genügt.
- Rechtsgrundlage der Weitergabe: Die Übermittlung der Anfrage vom Portal an den Makler erfolgt regelmäßig auf Grundlage berechtigten Interesses bzw. zur Anbahnung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO), da der Interessent durch das Absenden der Anfrage konkludent den Kontakt zum jeweiligen Anbieter sucht.
- Datenminimierung bei Portalformularen: Portale fragen häufig Zusatzdaten ab (Budget, Umzugstermin, Finanzierungsstatus). Der Makler sollte nur die für die konkrete Bearbeitung erforderlichen Daten weiterverarbeiten und speichern.
- Weitergabe an Dritte: Reicht der Makler die über das Portal erhaltenen Daten weiter, etwa an einen Finanzierungsvermittler, ist hierfür eine eigene Rechtsgrundlage bzw. Einwilligung des Interessenten erforderlich – die Portal-Anfrage allein deckt dies nicht ab.
Für Makler empfiehlt es sich, in den eigenen internen Prozessen zu dokumentieren, über welche Portale Anfragen eingehen und wie mit den übermittelten Daten weiterverfahren wird (Aufnahme ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten).
Beispiel aus der Praxis
Ein Interessent findet ein Exposé auf einem großen Immobilienportal und sendet über das Kontaktformular des Portals eine Anfrage an den inserierenden Makler. Das Portal informiert in seiner eigenen Datenschutzerklärung über die Datenverarbeitung auf der Plattform; der Makler informiert den Interessenten in seiner Antwort-E-Mail zusätzlich über seine eigene Datenschutzerklärung, in der die Weiterverarbeitung der Anfrage (Speicherung im CRM, Löschfrist, mögliche Weitergabe an einen Finanzierungspartner nur mit gesonderter Einwilligung) beschrieben ist.
Rechtsgrundlage
- Art. 13, Art. 14 DSGVO – Informationspflichten des Maklers gegenüber dem über das Portal gewonnenen Interessenten.
- Art. 26 DSGVO – Prüfung, ob und in welchem Umfang eine gemeinsame Verantwortlichkeit von Portal und Makler vorliegt.
- Art. 28 DSGVO – Relevanz, falls das Portal als Auftragsverarbeiter für bestimmte technische Dienste des Maklers eingebunden ist.