Datenübermittlung an WEG-Verwalter
Auch: WEG-Datenaustausch · Datenweitergabe an Hausverwaltung
Beim Verkauf oder der Vermietung von Eigentumswohnungen muss der Makler regelmäßig Kontakt zur WEG-Verwaltung aufnehmen, um Unterlagen wie Teilungserklärung, Protokolle, Wirtschaftsplan oder eine Verwalterzustimmung einzuholen. Dabei werden zwangsläufig personenbezogene Daten von Eigentümern oder Käufern übermittelt.
Ausführliche Erklärung
Die WEG-Verwaltung ist datenschutzrechtlich in der Regel eine eigenständige verantwortliche Stelle, kein Auftragsverarbeiter des Maklers – sie handelt aufgrund des Verwaltervertrags mit der Eigentümergemeinschaft und eigener gesetzlicher Aufgaben nach dem WEG. Für den Makler bedeutet dies, dass jede Datenübermittlung an die Verwaltung eine eigene Rechtsgrundlage benötigt und nicht automatisch über einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) abgedeckt ist.
Praxisrelevante Konstellationen:
- Anfrage von Objektunterlagen für den Verkauf: Der Makler fragt bei der Verwaltung Protokolle, Wirtschaftspläne und Hausgeldabrechnungen an. Hier werden regelmäßig auch Daten des (verkaufenden) Eigentümers übermittelt bzw. abgerufen – gedeckt durch dessen Auftrag an den Makler bzw. berechtigtes Interesse an der Verkaufsvorbereitung.
- Einholung der Verwalterzustimmung: Ist der Verkauf gemäß Teilungserklärung zustimmungspflichtig, muss der Makler oder Notar der Verwaltung Daten des Käufers (Name, Anschrift, ggf. Bonitätsangaben) übermitteln, damit die Verwaltung über die Zustimmung entscheiden kann. Der Käufer ist hierüber vorab zu informieren (Art. 13 DSGVO).
- Übergabe von Kontaktdaten des neuen Eigentümers: Nach Eigentumsübergang teilt der Makler oder Verkäufer der Verwaltung die Daten des neuen Eigentümers mit, damit diese ihre gesetzlichen Aufgaben (Einladung zu Eigentümerversammlungen, Hausgeldabrechnung) erfüllen kann – hier besteht ein klares berechtigtes Interesse bzw. eine gesetzliche Notwendigkeit aus dem WEG-Recht.
Da Verwaltung und Makler bei einzelnen Vorgängen faktisch arbeitsteilig zusammenwirken, ohne dass ein Auftragsverarbeitungsverhältnis vorliegt, empfiehlt sich eine klare vertragliche oder zumindest dokumentierte Abgrenzung der jeweiligen Verantwortlichkeiten, um Haftungsrisiken bei fehlerhafter Datenverarbeitung sauber zuordnen zu können.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler benötigt für den Verkauf einer Eigentumswohnung die letzten drei Protokolle der Eigentümerversammlung. Er kontaktiert die Verwaltung im Auftrag des verkaufenden Eigentümers, übermittelt dessen Objekt- und Kontaktdaten zur Identifikation und erhält im Gegenzug die angeforderten Unterlagen – ein klassischer wechselseitiger Datenaustausch zwischen zwei eigenständig verantwortlichen Stellen.
Rechtsgrundlage
- Art. 6 DSGVO – Erforderliche Rechtsgrundlage für die jeweilige Übermittlung (Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse).
- Art. 28 DSGVO – Nur einschlägig, soweit die Verwaltung ausnahmsweise als Auftragsverarbeiterin des Maklers tätig wird; im Regelfall eigenständige Verantwortlichkeit der Verwaltung.