Identifizierungspflicht (GwG)
Auch: Identitätsfeststellung · KYC-Pflicht Makler
Die Identifizierungspflicht verpflichtet Immobilienmakler nach dem Geldwäschegesetz, bei Anbahnung eines Geschäfts die Identität der Vertragsparteien sowie des wirtschaftlich Berechtigten zu überprüfen und die Prüfung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Ausführliche Erklärung
Als Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG müssen Immobilienmakler bei jedem vermittelten Kauf- oder Mietvertrag mit einer monatlichen Nettokaltmiete ab 10.000 Euro sowie grundsätzlich bei jedem Kaufvertrag über eine Immobilie die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach § 10 GwG erfüllen. Dazu gehört die Identifizierung:
- Natürliche Personen: Feststellung von Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Anschrift anhand eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments (Personalausweis, Reisepass), erfasst durch Kopie oder Videoident-Verfahren.
- Juristische Personen/Gesellschaften: Feststellung von Firma, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes/der Hauptniederlassung sowie der Vertretungsberechtigten – meist anhand eines aktuellen Handelsregisterauszugs.
- Wirtschaftlich Berechtigter: Ermittlung der natürlichen Person(en), die letztlich hinter einer Gesellschaft stehen (i. d. R. Kapital- oder Stimmrechtsanteil über 25 %), inklusive Abgleich mit dem Transparenzregister.
- Zeitpunkt: Die Identifizierung muss grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung bzw. Durchführung der Transaktion erfolgen; bei Immobilienmaklern praktisch meist bei ernsthafter Kaufabsicht bzw. spätestens vor Reservierungsvereinbarung oder Vertragsanbahnung.
- Verstärkte Sorgfaltspflichten: Bei erhöhtem Risiko (politisch exponierte Personen, Drittstaaten mit hohem Risiko, komplexe/ungewöhnliche Transaktionsstrukturen) sind zusätzliche Prüfungen erforderlich, etwa zur Herkunft der Vermögenswerte.
- Dokumentation und Aufbewahrung: Sämtliche Identifizierungsunterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren (§ 8 GwG) und müssen der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorgelegt werden.
Die Nichterfüllung der Identifizierungspflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden; bei schwerwiegenden, systematischen oder gewerbsmäßigen Verstößen drohen zusätzlich gewerberechtliche Konsequenzen.
Beispiel aus der Praxis
Bevor ein Makler eine Reservierungsvereinbarung mit einem Kaufinteressenten für ein Mehrfamilienhaus abschließt, verlangt er Ausweiskopie, Handelsregisterauszug der kaufenden GmbH sowie eine Selbstauskunft zum wirtschaftlich Berechtigten und gleicht diesen mit dem Transparenzregister ab. Erst nach vollständiger Identifizierung führt er die weitere Vertragsanbahnung fort.