Maklerverwaltungssoftware
Auch: Makler-CRM · MVS
Eine Maklerverwaltungssoftware (MVS), oft auch als Makler-CRM bezeichnet, ist eine zentrale digitale Plattform zur Steuerung des gesamten Maklerbetriebs. Sie bündelt Objektverwaltung, Kundenkontakte, Kommunikation, Exposé-Erstellung, Terminplanung und Provisionsabrechnung in einem System.
Ausführliche Erklärung
Die Maklerverwaltungssoftware bildet das digitale Rückgrat moderner Maklerbüros und ersetzt die früher übliche Verwaltung über Einzelanwendungen (separate Excel-Listen, Outlook-Kontakte, Word-Exposés). Bekannte Anbieter auf dem deutschen Markt sind unter anderem onOffice, FIO, Propstack, Estateflow oder Flowfact. Zentrale Funktionsbereiche:
- Objektverwaltung: Zentrale Erfassung aller Objektdaten inklusive Fotos, Grundrissen, Energieausweis und Dokumenten mit Statusverfolgung (aktiv, reserviert, verkauft).
- Kontaktmanagement (CRM im engeren Sinn): Verwaltung von Interessenten, Eigentümern und deren Kommunikationshistorie, häufig mit automatischem Matching zwischen Suchprofilen und passenden Objekten.
- Portal- und Homepage-Anbindung: Automatischer Export von Exposés an Immobilienportale und die eigene Website über standardisierte Schnittstellen (z. B. OpenImmo-XML).
- Provisionsabrechnung: Erstellung von Provisionsrechnungen, teils mit Anbindung an Buchhaltungssoftware und GoBD-konformer Archivierung.
- Reporting: Integrierte KPI-Dashboards zur Auswertung von Vertriebskennzahlen.
- Zusatzmodule: Viele Anbieter integrieren weitere PropTech-Funktionen wie elektronische Signatur, KI-Textgenerierung, Kalenderintegration oder Chatbots als Add-on.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Wahl der passenden Maklerverwaltungssoftware eine strategische Entscheidung: Sie bindet den Makler häufig über Jahre an einen Anbieter (Datenmigration ist aufwendig), beeinflusst die Effizienz des Tagesgeschäfts maßgeblich und ist Grundlage für die Integration weiterer digitaler Werkzeuge. Bei der Auswahl spielen Kriterien wie Cloud- versus On-Premise-Betrieb, Schnittstellenvielfalt zu Portalen, DSGVO-konforme Datenhaltung (idealerweise auf Servern innerhalb der EU) und die Qualität des Kundensupports eine zentrale Rolle.
Da die Software im Auftrag des Maklers personenbezogene Daten von Interessenten und Eigentümern verarbeitet, ist der Softwareanbieter regelmäßig Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO; der Makler als verantwortliche Stelle muss mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abschließen.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerbüro mit drei Mitarbeitenden nutzt eine cloudbasierte Maklerverwaltungssoftware, über die alle Objekte zentral gepflegt, automatisch an mehrere Immobilienportale sowie die eigene Homepage ausgespielt und die monatlichen Provisionsabrechnungen erstellt werden.
Rechtsgrundlage
- Art. 28 DSGVO – verpflichtet den Makler als verantwortliche Stelle zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Softwareanbieter, soweit dieser personenbezogene Kundendaten im Auftrag des Maklers verarbeitet.