Datenimport/-export-Schnittstelle
Auch: Datenschnittstelle · API-Schnittstelle
Eine Datenimport/-export-Schnittstelle ist eine technische Verbindung (meist eine API oder ein standardisiertes Dateiformat), über die Objektdaten, Bilder und Kundendatensätze automatisch zwischen unterschiedlichen Softwaresystemen übertragen werden – etwa vom Makler-CRM zu Immobilienportalen.
Ausführliche Erklärung
Im Maklerbüro laufen typischerweise mehrere Systeme parallel: das CRM zur Kundenverwaltung, Immobilienportale zur Vermarktung, die eigene Website, Buchhaltungssoftware und ggf. ein Dokumentenmanagementsystem. Ohne Schnittstellen müssten Objektdaten (Adresse, Wohnfläche, Preis, Fotos, Exposétexte) in jedem System einzeln manuell erfasst werden – fehleranfällig und zeitaufwendig.
In der deutschen Immobilienbranche hat sich der OpenImmo-Standard (ein XML-basiertes Austauschformat) als De-facto-Norm etabliert. Über OpenImmo-Schnittstellen exportiert das CRM ein Objekt einmal und verteilt es automatisch an ImmoScout24, Immowelt, die eigene Homepage und weitere Portale gleichzeitig ("Multi-Channel-Publishing"). Änderungen (z. B. Preisanpassung) werden zentral im CRM vorgenommen und automatisch überall synchronisiert.
Wichtige Praxisaspekte:
- Zeitersparnis: Einmalige Dateneingabe statt mehrfacher manueller Übertragung.
- Fehlerreduktion: Weniger Tippfehler und veraltete Daten auf Portalen.
- Bidirektionalität: Manche Schnittstellen importieren auch Anfragen/Leads von Portalen zurück ins CRM.
- API vs. Dateiexport: Moderne Systeme nutzen Echtzeit-APIs (REST/JSON), ältere Lösungen arbeiten mit periodischem Dateiexport (z. B. nächtlicher XML-Export).
Datenschutzrechtlich ist bei jeder Schnittstelle, über die personenbezogene Daten (Interessentendaten, Kontaktdaten) fließen, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Drittanbieter erforderlich.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler ändert im CRM den Angebotspreis einer Eigentumswohnung. Über die OpenImmo-Schnittstelle wird die Änderung automatisch binnen weniger Minuten auf ImmoScout24, Immowelt und der Kanzlei-Website aktualisiert, ohne dass der Makler die Preisänderung dreimal manuell eintragen muss.
Rechtsgrundlage
- Art. 28 DSGVO – bei Übertragung personenbezogener Daten über Schnittstellen an Drittsysteme ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.
- Keine spezialgesetzliche Regelung zum technischen Format; OpenImmo ist ein privatwirtschaftlicher Branchenstandard ohne Gesetzescharakter.