Online-Terminbuchung (Besichtigung)
Auch: Buchungstool · Terminbuchungssystem · Online-Kalenderbuchung
Bei der Online-Terminbuchung wählen Interessenten selbst aus einer vom Makler hinterlegten Liste freier Zeitfenster (z. B. über ein Buchungstool wie Calendly oder eine Funktion der Maklersoftware) einen passenden Besichtigungstermin aus – ohne dass ein Telefonat oder E-Mail-Hin-und-her zur Terminabstimmung nötig ist.
Ausführliche Erklärung
Für Makler mit hohem Anfragevolumen ist die manuelle Terminkoordination oft der größte Zeitfresser. Online-Terminbuchungssysteme lösen dieses Problem, indem sie den gesamten Abstimmungsprozess automatisieren:
- Ablauf: Der Makler hinterlegt verfügbare Zeitfenster für einen oder mehrere Besichtigungstage; Interessenten erhalten einen Link (z. B. im Exposé, per E-Mail oder auf der Objektlandingpage), über den sie sich selbst ein freies Fenster reservieren.
- Automatisierung: Nach der Buchung werden meist automatisch Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen (z. B. 24 Stunden vorher) und teils auch Absagen bei Terminausfall verschickt.
- Vorqualifizierung: Viele Systeme lassen sich mit einem kurzen Anfrageformular kombinieren (z. B. Angabe von Finanzierungsstatus oder gewünschtem Einzugstermin), sodass der Makler vor dem Termin bereits eine erste Einschätzung der Ernsthaftigkeit erhält.
- Effizienzgewinn: Besonders bei Objekten mit hoher Nachfrage lässt sich die Terminvergabe so bündeln, dass an einem Tag mehrere aufeinanderfolgende Einzel- oder Kleingruppentermine ohne manuellen Koordinationsaufwand stattfinden.
- Integration: Gängige Tools lassen sich in Kalender (Google, Outlook) und CRM-Systeme einbinden, sodass gebuchte Termine automatisch im Maklerkalender erscheinen und Doppelbuchungen vermieden werden.
Beispiel aus der Praxis
Für eine stark nachgefragte Mietwohnung hinterlegt der Makler zehn 15-minütige Besichtigungsslots über ein Online-Buchungstool und verschickt den Buchungslink an alle Interessenten. Diese wählen selbstständig einen freien Termin, erhalten automatisch eine Bestätigung sowie eine Erinnerung am Vortag – der Makler muss keinen einzigen Anruf zur Terminabstimmung führen.
Rechtsgrundlage
Keine spezielle Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung der im Buchungsprozess erhobenen personenbezogenen Daten (Name, Kontaktdaten, ggf. Vorqualifizierungsangaben) gelten die allgemeinen Grundsätze der DSGVO.