Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Art. 18 DSGVO greift in vier Fallgruppen, die für Makler durchaus vorkommen können:

1. Der Betroffene bestreitet die Richtigkeit der Daten – Einschränkung für die Dauer der Überprüfung (z. B. Streit über die Korrektheit einer Bonitätsangabe).

2. Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, der Betroffene lehnt aber die Löschung ab und verlangt stattdessen die Einschränkung (z. B. weil er die Daten später noch für eigene Zwecke braucht).

3. Der Verantwortliche benötigt die Daten nicht mehr, der Betroffene braucht sie aber noch zur Rechtsverfolgung (z. B. zur Geltendmachung von Ansprüchen gegen den Verkäufer).

4. Der Betroffene hat Widerspruch eingelegt (Art. 21 DSGVO) und die Prüfung, wessen Interessen überwiegen, läuft noch.

Praktisch bedeutet die Einschränkung: Die Daten werden im CRM-System markiert oder in einen gesperrten Bereich verschoben, bleiben aber vorhanden. Eine weitere Verarbeitung (Nutzung, Weitergabe, Änderung) ist nur noch mit Einwilligung, zur Rechtsverfolgung, zum Schutz Dritter oder aus wichtigem öffentlichem Interesse zulässig. Vor Aufhebung der Einschränkung muss der Betroffene informiert werden (Art. 18 Abs. 3 DSGVO). Zudem verpflichtet Art. 19 DSGVO den Verantwortlichen, alle Empfänger, denen die Daten offengelegt wurden, über die Einschränkung zu informieren, sofern dies nicht unverhältnismäßig ist.

Für Maklerbüros ist die technische Umsetzung oft die größte Hürde: Das CRM-System muss eine „Sperren statt Löschen“-Funktion unterstützen, damit gesperrte Datensätze zwar sichtbar, aber nicht mehr für aktive Vermittlungstätigkeiten (z. B. neue Objektvorschläge) genutzt werden.

Ein Interessent bestreitet, dass die im CRM hinterlegte Bonitätsangabe zutreffend ist, und verlangt Klärung statt sofortiger Löschung. Der Makler sperrt den Datensatz für die Dauer der Prüfung – der Interessent erhält währenddessen keine neuen Objektvorschläge, die Daten bleiben aber zur Klärung erhalten.