Zwei-Phasen-Modell der Selbstauskunft

Hintergrund des Modells ist der datenschutzrechtliche Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Bei einer Wohnungsbesichtigung mit zehn oder mehr Bewerbern ist es unverhältnismäßig, von jedem einzelnen sofort vollständige Bonitäts-, Gehalts- und Personalausweisdaten zu verlangen, wenn am Ende ohnehin nur ein Bewerber den Zuschlag erhält.

Das Modell gliedert sich typischerweise in zwei Stufen:

• Phase 1 – Basisauskunft (alle Interessenten): Bei der Besichtigung oder unmittelbar danach werden nur wenige, für eine grobe Vorauswahl notwendige Angaben erhoben, z. B. Name, Kontaktdaten, Anzahl der einziehenden Personen, Haushaltsnettoeinkommen (als grobe Kategorie, nicht als Einzelnachweis), gewünschter Einzugstermin und ggf. Haustierhaltung/Beruf.
• Phase 2 – Vertiefte Selbstauskunft (nur engere Auswahl): Erst wenn sich der Vermieter/Makler auf zwei oder drei aussichtsreiche Bewerber konzentriert hat, werden detaillierte Unterlagen angefordert: vollständige Selbstauskunft mit sensiblen Angaben (z. B. zu laufenden Vollstreckungen, Vorstrafen im Zusammenhang mit Vermögensdelikten, Mietschulden), Einkommensnachweise, Schufa-Bonitätsauskunft, ggf. Vorvermieterbescheinigung.

Praxisrelevanz für Makler:

• Das Modell reduziert Haftungsrisiken, da nicht unnötig sensible Daten von Bewerbern gesammelt werden, die ohnehin keine Chance auf die Wohnung haben.
• Es entspricht der Empfehlung mehrerer Landesdatenschutzbehörden und ist mittlerweile in vielen digitalen Vermietungsportalen (siehe Digitale Mieterselbstauskunft) technisch als Standardworkflow abgebildet: Der Bewerber gibt zunächst nur Basisdaten frei, die vertiefte Auskunft wird erst nach Freigabe des Vermieters für den ausgewählten Kandidaten "entsperrt".
• Bestimmte Fragen (z. B. nach Schwangerschaft, Gewerkschaftszugehörigkeit, Vorstrafen ohne Bezug zum Mietverhältnis) sind in beiden Phasen grundsätzlich unzulässig, da sie keinen legitimen Bezug zum Mietverhältnis haben.
• Löschpflicht: Daten der nicht berücksichtigten Bewerber aus Phase 1 sind nach Abschluss des Auswahlverfahrens zeitnah zu löschen (kurze Aufbewahrungsfristen, meist einige Wochen zur Dokumentation im Fall einer Diskriminierungsbeschwerde nach AGG).

Bei der Besichtigung einer Mietwohnung mit 15 Interessenten sammelt der Makler zunächst nur Name, Kontaktdaten, Haushaltsgröße und grobe Einkommensangabe. Nachdem er drei Bewerber in die engere Wahl genommen hat, fordert er von diesen drei eine vollständige Selbstauskunft mit Gehaltsnachweisen und Schufa-Auskunft an. Die Unterlagen der übrigen zwölf Bewerber werden nach Abschluss der Vermietung gelöscht.