Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht (GwG)
Auch: GwG-Dokumentationspflicht · Aufbewahrungspflicht Geldwäscheprüfung
Immobilienmakler müssen als Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (GwG) alle im Rahmen der Kunden- und Transaktionsprüfung erhobenen Angaben, Kopien von Ausweisdokumenten und internen Bewertungen schriftlich festhalten und mindestens fünf Jahre lang aufbewahren.
Ausführliche Erklärung
Die Aufzeichnungspflicht ergänzt die eigentliche Identifizierungspflicht (§ 10 ff. GwG): Es reicht nicht, den Kunden einmalig zu identifizieren – der Makler muss auch nachweisen können, dass und wie er das getan hat. Praktisch bedeutet das für das Maklerbüro:
- Was aufzuzeichnen ist: Name, Geburtsdatum, Anschrift und Ausweisdaten des Vertragspartners und ggf. des wirtschaftlich Berechtigten, Kopie des Ausweisdokuments, Datum und Art der Identifizierung (persönlich, Video-Ident, eID), Ergebnis der Risikobewertung sowie ggf. Gründe für eine verstärkte Sorgfaltsprüfung.
- Aufbewahrungsdauer: Grundsätzlich fünf Jahre ab Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. nach Durchführung der Transaktion (§ 8 Abs. 4 GwG); auf behördliche Anordnung kann sich die Frist verlängern.
- Aufbewahrungsform: Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie im Bedarfsfall (z. B. bei Prüfung durch die Aufsichtsbehörde oder Anfragen der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen, FIU) unverzüglich vorgelegt werden können – Papier oder revisionssicheres elektronisches System.
- Löschung nach Fristablauf: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Daten unverzüglich zu löschen, sofern kein anderer Aufbewahrungsgrund (z. B. laufendes Verfahren) besteht – hier überschneidet sich die GwG-Pflicht mit datenschutzrechtlichen Löschpflichten nach DSGVO.
Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sind bußgeldbewehrt (§ 56 GwG) und werden bei behördlichen Kontrollen regelmäßig beanstandet, da viele Maklerbüros die Dokumentation zu lückenhaft führen.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler identifiziert einen Käufer per Ausweiskopie und Video-Ident-Verfahren. Er speichert Kopie, Verfahrensprotokoll und seine Risikobewertung in einer digitalen Akte. Zwei Jahre nach Abschluss des Kaufvertrags fragt die zuständige Aufsichtsbehörde im Rahmen einer Stichprobenprüfung die Unterlagen an – der Makler muss sie unverzüglich vorlegen können.