Automatisierte Löschfristen-Verwaltung
Auch: Löschkonzept-Modul · automatisiertes Löschkonzept
Die automatisierte Löschfristen-Verwaltung ist eine Funktion der Maklersoftware, die für jeden Datensatz automatisch überwacht, wann die zulässige Speicherdauer personenbezogener Daten abläuft, und diese Daten dann automatisch löscht oder zur manuellen Freigabe der Löschung vormerkt.
Ausführliche Erklärung
Immobilienmakler verarbeiten eine Vielzahl personenbezogener Daten – von Interessentenanfragen über Käufer- und Verkäuferdaten bis zu Unterlagen aus der Geldwäscheprüfung. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) verlangt, dass Daten nicht länger als erforderlich vorgehalten werden. Gleichzeitig bestehen teils gegenläufige gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa nach dem Geldwäschegesetz (5 Jahre für GwG-relevante Unterlagen) oder aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen (§ 147 AO, § 257 HGB, i. d. R. 6 bzw. 10 Jahre für bestimmte Geschäftsunterlagen).
Eine automatisierte Löschfristen-Verwaltung löst diesen Zielkonflikt softwareseitig, indem sie:
- je Datenkategorie unterschiedliche Fristen hinterlegt (z. B. unverbindliche Interessentenanfrage ohne weiteren Kontakt: kurze Frist von wenigen Monaten; abgeschlossener Kaufvertrag inkl. GwG-Dokumentation: mehrjährige Aufbewahrung),
- den Ablauf automatisch überwacht und entweder vollautomatisch löscht oder eine Aufgabe zur manuellen Prüfung/Freigabe generiert,
- eine Nachweisfunktion bereitstellt, mit der der Makler gegenüber der Aufsichtsbehörde belegen kann, dass ein Löschkonzept nach Art. 5, 17, 24 DSGVO tatsächlich umgesetzt wird.
Für den Makler ist dies keine Kür, sondern Pflichtprogramm: Aufsichtsbehörden prüfen bei Beschwerden regelmäßig, ob ein dokumentiertes Löschkonzept existiert und tatsächlich angewendet wird. Ohne technische Unterstützung ist dies bei wachsendem Datenbestand kaum konsistent umsetzbar, weshalb die automatisierte Löschfristen-Verwaltung zunehmend Standard in professioneller Maklersoftware ist.
Beispiel aus der Praxis
Ein Interessent hatte vor drei Jahren einmalig eine Objektanfrage gestellt, ohne dass ein Vertrag zustande kam. Das CRM erkennt automatisch, dass die intern festgelegte Löschfrist von 24 Monaten ohne weiteren Kontakt abgelaufen ist, und löscht den Datensatz automatisch – während die Unterlagen eines abgeschlossenen Kaufvertrags mit GwG-Prüfung weiterhin für die gesetzlich vorgeschriebenen fünf Jahre vorgehalten werden.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung.
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung.
- § 147 AO, § 257 HGB – steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen können.
- Geldwäscherechtliche Aufbewahrungsfristen nach dem Geldwäschegesetz für GwG-relevante Unterlagen.