Aktualisierungspflicht der Kundendaten
Auch: Datenaktualisierung · Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung
Die Aktualisierungspflicht verlangt, dass ein Makler Kundendaten, die er im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhoben hat, nicht nur einmalig prüft, sondern während einer fortbestehenden Geschäftsbeziehung in angemessenen Abständen und bei erkennbaren Änderungen aktualisiert.
Ausführliche Erklärung
Die Aktualisierungspflicht ist Teil der kontinuierlichen Überwachung der Geschäftsbeziehung nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG. Für Immobilienmakler spielt sie vor allem bei Miet- und Pachtvermittlungen mit dauerhaftem Kundenkontakt eine Rolle, weniger bei einmaligen Kaufvermittlungen, die mit Notarvertrag und Abschluss enden.
Praxisrelevant sind insbesondere:
- Gültigkeit von Ausweisdokumenten – abgelaufene Personaldokumente müssen erneuert erfasst werden.
- Handelsregisterauszüge und Gesellschafterstrukturen – bei gewerblichen Kunden können sich Geschäftsführer oder wirtschaftlich Berechtigte ändern.
- Risikoeinstufung – ändert sich das Risiko einer Geschäftsbeziehung (z. B. neue Beteiligung aus einem Hochrisikostaat), ist die Einstufung unverzüglich anzupassen.
Der Umfang der Aktualisierungspflicht richtet sich nach dem risikobasierten Ansatz des GwG: Bei Geschäftsbeziehungen mit erhöhtem Risiko (siehe Anlage 2 GwG) sind kürzere Prüfintervalle und intensivere Nachfragen erforderlich als bei Standardfällen. Wichtig für die Praxis: Die Pflicht besteht nicht nur turnusmäßig, sondern muss auch anlassbezogen ausgelöst werden – etwa wenn der Makler von einem Gesellschafterwechsel, einer Adressänderung oder ungewöhnlichen Transaktionsmustern erfährt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler betreut seit zwei Jahren eine gewerbliche Vermieterin bei der laufenden Vermittlung mehrerer Gewerbeeinheiten mit einer monatlichen Nettokaltmiete über 10.000 Euro. Im dritten Jahr wechselt die Geschäftsführung der vermietenden GmbH. Der Makler muss die neuen Vertretungsverhältnisse und gegebenenfalls den wirtschaftlich Berechtigten erneut prüfen und dokumentieren, statt sich auf die zwei Jahre alte Erstprüfung zu verlassen.
Rechtsgrundlage
- § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG – Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung einschließlich Aktualisierung der Dokumente, Daten und Informationen in angemessenem zeitlichem Abstand.
- § 10 Abs. 2 GwG – Risikobasierter Ansatz: Der konkrete Umfang der Überwachungs- und Aktualisierungsmaßnahmen muss dem jeweiligen Geldwäsche-Risiko des Vertragspartners bzw. der Geschäftsbeziehung entsprechen.