Besichtigungsprotokoll

Das Besichtigungsprotokoll erfüllt für Makler mehrere praktische Funktionen und wird üblicherweise direkt im Anschluss an den Termin oder digital während der Besichtigung erstellt:

• Dokumentationsfunktion: Festgehalten werden Datum, Uhrzeit, Dauer, Name und Kontaktdaten der Interessenten sowie ggf. bereits während der Besichtigung angesprochene Mängel oder Besonderheiten des Objekts. Dies schützt den Makler im Streitfall, etwa wenn später behauptet wird, ein Mangel sei verschwiegen worden.
• Vertriebssteuerung: Das Protokoll hilft, die Kaufbereitschaft und das Kriterienprofil der Interessenten festzuhalten (Preisvorstellung, Finanzierungsstand, Entscheidungsdruck), was für die Nachfassaktionen und die Priorisierung ernsthafter Kaufinteressenten wichtig ist.
• Rechtliche Absicherung des Eigentümers: Bei vermieteten Objekten oder laufenden Mietverhältnissen dokumentiert das Protokoll, dass die Besichtigung mit Zustimmung bzw. Ankündigung gegenüber dem Mieter erfolgt ist (Wahrung der Ankündigungsfrist, meist 24–48 Stunden vorher).
• Zustandsdokumentation: Bei Bedarf werden auch Fotos oder Notizen zu sichtbaren Mängeln (Feuchtigkeit, Rissbildung, Verschleiß) festgehalten, die später im Kaufvertrag oder bei der Übergabe relevant werden können.
• Datenschutz: Da personenbezogene Daten der Interessenten erfasst werden, muss die Erhebung im Einklang mit der DSGVO erfolgen, insbesondere hinsichtlich Informationspflicht und Zweckbindung.

In vielen Maklerbüros ist das Besichtigungsprotokoll digital in der CRM-Software integriert und wird per Tablet direkt vor Ort ausgefüllt, teils mit automatischer Verknüpfung zum Interessentenprofil.

Nach einer Wohnungsbesichtigung mit drei Interessentenparteien notiert der Makler in seinem digitalen Besichtigungsprotokoll die Kontaktdaten, die geäußerte Kaufbereitschaft sowie einen Hinweis auf einen sichtbaren Feuchtigkeitsfleck im Badezimmer, den er den Interessenten gegenüber aktiv angesprochen hat.