Interessentendaten-Löschfrist
Auch: Löschfrist Interessentendaten · Aufbewahrungsdauer Interessentendaten
Findet für einen Kauf- oder Mietinteressenten letztlich kein Vertragsabschluss statt, dürfen seine personenbezogenen Daten nicht unbegrenzt im Bestand des Maklers verbleiben. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung verlangt eine Löschung nach einer angemessenen Frist – in der Praxis meist rund sechs Monate nach Abschluss oder Absage der Vermittlungsbemühungen.
Ausführliche Erklärung
Die DSGVO gibt keine starre, für alle Fälle gültige Löschfrist vor. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt lediglich, dass Daten "nicht länger als für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich" gespeichert werden. Für Makler bedeutet dies, im eigenen Löschkonzept angemessene, nachvollziehbar begründete Fristen für unterschiedliche Fallgruppen festzulegen:
- Unverbindliche Anfrage ohne weiteren Kontakt (z. B. einmalige Objektanfrage über ein Portal, keine Reaktion auf Rückfragen): kürzeste Frist, oft wenige Wochen bis maximal wenige Monate.
- Aktive Interessenten in laufender Vermittlung (Besichtigungen, Ankaufsprofil, Verhandlung): Speicherung für die Dauer der aktiven Suche zulässig, meist mit stillschweigender Verlängerung bei fortlaufendem Kontakt.
- Abgesagte oder abgebrochene Interessenten (Objekt verkauft an anderen Interessenten, eigener Rückzug): In der Praxis hat sich eine Frist von rund sechs Monaten nach der Absage bzw. dem letzten Kontakt etabliert, innerhalb derer die Daten noch für vergleichbare passende Objekte vorgehalten werden dürfen (berechtigtes Interesse, sofern kommuniziert), danach grundsätzlich Löschung.
- Mit Einwilligung zu Marketingzwecken (Newsletter, Suchprofil-Matching): Speicherung, solange die Einwilligung nicht widerrufen wird; regelmäßige Überprüfung der Aktualität (z. B. automatisierte Nachfrage nach 1–2 Jahren, ob weiterhin Interesse besteht).
Wichtig ist die Abgrenzung zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: Für Interessenten, bei denen im Rahmen der Vermittlung bereits eine geldwäscherechtliche Identifizierung erfolgt ist (etwa weil ein konkretes Kaufangebot vorlag), gilt die deutlich längere geldwäscherechtliche Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren für die entsprechenden Unterlagen – unabhängig von der kürzeren Löschfrist für die allgemeinen Kontaktdaten. Beide Fristen sind daher im Löschkonzept getrennt zu führen und im Idealfall durch eine automatisierte Löschfristen-Verwaltung im CRM-System technisch umgesetzt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Interessent besichtigt eine Wohnung, entscheidet sich aber für ein anderes Objekt und meldet sich nicht mehr. Sechs Monate nach der letzten Kontaktaufnahme löscht das Maklerbüro automatisch seine Kontakt- und Profildaten aus dem CRM, sofern der Interessent nicht zuvor einer längeren Speicherung zum Zweck des Objekt-Matchings zugestimmt hat.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung.
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung, sobald der Verarbeitungszweck entfällt.