Umlaufbeschluss
Auch: Umlaufverfahren · schriftliches Beschlussverfahren
Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer, der nicht in einer Präsenz- oder Online-Versammlung gefasst wird, sondern außerhalb einer Versammlung, indem die Eigentümer schriftlich bzw. in Textform über einen konkreten Beschlussvorschlag abstimmen.
Ausführliche Erklärung
Das Umlaufverfahren ist eine praktikable Alternative zur klassischen Eigentümerversammlung, insbesondere bei dringenden oder unstrittigen Angelegenheiten, für die keine Vollversammlung einberufen werden soll. Für Makler relevante Punkte:
- Voraussetzung – Beteiligung aller: Nach § 23 Abs. 3 WEG ist ein Umlaufbeschluss nur wirksam, wenn sich alle Wohnungseigentümer an der Abstimmung beteiligen – seit der Reform 2020 genügt hierfür die Textform (siehe „Textform (Umlaufbeschluss)"), zuvor war die Schriftform mit Unterschrift und inhaltliche Einstimmigkeit erforderlich.
- Initiative: Das Umlaufverfahren wird in der Regel vom Verwalter initiiert, kann aber auch von einzelnen Eigentümern oder dem Verwaltungsbeirat angestoßen werden, sofern die Gemeinschaftsordnung dies zulässt oder ein entsprechender Grundlagenbeschluss existiert.
- Dokumentation: Auch Umlaufbeschlüsse müssen ordnungsgemäß dokumentiert werden – der Verwalter trägt sie in die Beschluss-Sammlung ein (§ 24 Abs. 7 WEG), damit sie für spätere Käufer und Rechtsnachfolger nachvollziehbar bleiben.
- Anwendungsfälle in der Praxis: Typische Umlaufbeschlüsse betreffen einfache, unstrittige Verwaltungsentscheidungen wie die Vergabe kleinerer Aufträge, Fristverlängerungen oder formale Bestätigungen, für die eine förmliche Versammlung als unverhältnismäßig empfunden wird.
- Risiko: Scheitert die Beteiligung aller Eigentümer (z. B. weil einer nicht reagiert), kommt der Umlaufbeschluss insgesamt nicht wirksam zustande – anders als bei einer Versammlung, wo Abwesenheit die Beschlussfähigkeit der übrigen nicht hindert.
Für den Makler ist bei der Objektprüfung zu beachten, dass wichtige Entscheidungen (z. B. zu Sanierungen, Sonderumlagen) nicht nur in klassischen Versammlungsprotokollen, sondern auch als Umlaufbeschlüsse dokumentiert sein können – die Beschluss-Sammlung des Verwalters ist daher die vollständigere Informationsquelle.
Beispiel aus der Praxis
Statt eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, schickt der Verwalter allen acht Eigentümern eine E-Mail mit dem Vorschlag, den bestehenden Gärtnervertrag um ein Jahr zu verlängern. Alle acht antworten fristgerecht (sieben Zustimmungen, eine Ablehnung); da sich alle beteiligt haben, kommt der Beschluss mit Mehrheit wirksam zustande.
Rechtsgrundlage
- § 23 Abs. 3 WEG – Zulässigkeit und Voraussetzungen des Umlaufbeschlusses (Beteiligung aller Eigentümer, Textform seit 2020).
- § 24 Abs. 7 WEG – Pflicht zur Aufnahme auch von Umlaufbeschlüssen in die Beschluss-Sammlung.