Ausweiskopie

Zur Erfüllung der Identifizierungspflicht nach § 12 GwG muss der Makler bei natürlichen Personen einen gültigen amtlichen Ausweis (Personalausweis, Reisepass oder vergleichbares Dokument) einsehen und die relevanten Daten – Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Anschrift – erheben. § 8 Abs. 2 GwG erlaubt und in der Praxis erfordert es, zum Nachweis dieser Prüfung eine Kopie des Ausweisdokuments anzufertigen und aufzubewahren.

Praxishinweise für Makler:

• Die Kopie muss alle identifizierungsrelevanten Angaben lesbar wiedergeben; bei Vorder- und Rückseite mit Adressdaten sind ggf. beide Seiten zu erfassen.
• Bei ausländischen Ausweisdokumenten ist zu prüfen, ob diese den deutschen Anforderungen an ein amtliches Ausweisdokument mit Lichtbild genügen.
• Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfen nur die für die Identifizierung erforderlichen Daten erhoben werden; nicht benötigte Angaben (z. B. Seriennummer bei manchen Dokumenten) sollten nach Möglichkeit geschwärzt werden, soweit dies die Nachweisfunktion nicht beeinträchtigt.
• Die Ausweiskopie unterliegt der Aufbewahrungsfrist des § 8 Abs. 4 GwG und muss nach deren Ablauf gelöscht werden.

Bei der Online-Identifizierung (z. B. Video-Ident) tritt an die Stelle der physischen Kopie ein digitaler Nachweis des Verfahrens, der ebenfalls dokumentiert und aufbewahrt werden muss.

Beim Erstgespräch mit einem Kaufinteressenten lässt sich der Makler den Personalausweis vorlegen, fertigt eine Kopie an und vermerkt Datum und Anlass der Identifizierung. Diese Kopie legt er später als Nachweis vor, falls die Aufsichtsbehörde die ordnungsgemäße Durchführung der Sorgfaltspflichten überprüft.