CRM-System (Makler)
Auch: Maklersoftware · Kundenbeziehungsmanagement-Software
Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) für Makler ist eine Software, die Kontakte, Interessenten, Eigentümer, Objekte und den gesamten Vermittlungsprozess an einem zentralen Ort verwaltet und automatisiert.
Ausführliche Erklärung
Maklerspezifische CRM-Systeme unterscheiden sich von allgemeiner CRM-Software durch branchentypische Funktionen: Objektverwaltung mit Exposé-Erstellung, automatischer Anbindung an Immobilienportale, Interessenten- und Suchprofil-Matching, Terminmanagement für Besichtigungen, Dokumentation der Geldwäscheprüfung und Provisionsabrechnung. Zentrale Funktionsbereiche sind typischerweise:
- Kontaktverwaltung: Eigentümer, Käufer, Mieter, Kooperationspartner und berufliche Netzwerkkontakte an einem Ort, inklusive Historie aller Interaktionen.
- Objektverwaltung: zentrale Objektdaten, Dokumente, Fotos und Exposés, oft mit direkter Anbindung an Portale wie ImmoScout24 oder Immowelt.
- Leadmanagement: automatisches Erfassen und Nachverfolgen eingehender Anfragen, Zuordnung zu passenden Objekten (Matching).
- Aufgaben- und Terminsteuerung: Wiedervorlagen, Besichtigungstermine, automatisierte Erinnerungen.
- Compliance-Funktionen: Unterstützung bei Dokumentation der Kundensorgfaltspflichten nach GwG und bei der DSGVO-konformen Datenverwaltung.
Für Maklerbüros ist ein CRM-System heute ein zentrales Werkzeug der Effizienzsteigerung: Es reduziert manuelle Doppelarbeit, verbessert die Nachverfolgung von Empfehlungen und Netzwerkkontakten und schafft eine durchgängige Dokumentation, die im Streitfall oder bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde nachweisbar ist. Da CRM-Systeme personenbezogene Daten von Kunden verarbeiten, unterliegen Auswahl und Konfiguration den Anforderungen der DSGVO, insbesondere hinsichtlich Auftragsverarbeitung, wenn der Anbieter die Daten auf eigenen oder Drittservern verarbeitet.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerbüro nutzt ein CRM-System, in dem jeder eingehende Interessent automatisch mit passenden Objekten abgeglichen wird. Bei einem neuen Verkaufsauftrag legt der Makler das Objekt einmal im System an; Exposé, Portalanzeigen und die Interessentenliste werden daraus automatisch generiert und aktuell gehalten.
Rechtsgrundlage
Keine eigenständige gesetzliche Regelung für CRM-Systeme selbst. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die allgemeinen Vorgaben der DSGVO, insbesondere zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), wenn der CRM-Anbieter als Auftragsverarbeiter fungiert.