Digitales Besichtigungsprotokoll
Auch: elektronisches Besichtigungsprotokoll
Ein digitales Besichtigungsprotokoll ist die elektronische Aufzeichnung eines Besichtigungstermins: Es hält fest, wer wann an der Besichtigung teilgenommen hat, welche Fragen oder Mängel angesprochen wurden und wie sich das Interesse des Besuchers eingeschätzt lässt – erfasst per App oder Tablet direkt vor Ort.
Ausführliche Erklärung
Während die digitale Objektaufnahme die Immobilie selbst dokumentiert, dokumentiert das digitale Besichtigungsprotokoll den Termin und die Teilnehmer. Es hat zwei Hauptfunktionen im Maklerbüro:
1. CRM-Dokumentation und Lead-Qualifizierung: Der Makler erfasst nach jeder Besichtigung strukturiert, wie interessiert der jeweilige Besucher wirkte, welche Einwände genannt wurden (z. B. Preis, Zustand, Lage) und welche nächsten Schritte vereinbart wurden. Diese Daten fließen direkt ins CRM und erleichtern die systematische Nachfassung ("Follow-up") sowie die spätere Auswertung, welche Objekte welche Interessentenqualität anziehen.
2. Rechtliche Absicherung: Das Protokoll kann festhalten, welche Mängel oder Besonderheiten dem Interessenten bei der Besichtigung mitgeteilt wurden (z. B. Feuchtigkeitsschäden, geplante Sanierungen, Geräuschbelästigung durch Nachbarschaft). Dies ist relevant, weil der Verkäufer bzw. der von ihm beauftragte Makler nach § 434 BGB und der Rechtsprechung zur Aufklärungspflicht dafür haften kann, wenn er bekannte, für die Kaufentscheidung wesentliche Mängel arglistig verschweigt. Ein dokumentiertes Protokoll, in dem der Hinweis auf einen Mangel vermerkt ist, dient im Streitfall als Nachweis, dass der Interessent informiert wurde.
Praktisch wird das digitale Besichtigungsprotokoll häufig direkt in der Objektaufnahme-App oder im CRM als Formular hinterlegt, das der Makler unmittelbar nach dem Termin (idealerweise noch vor Ort) ausfüllt, während Details noch präsent sind. Manche Systeme ermöglichen auch die digitale Unterschrift des Besuchers zur Bestätigung der Teilnahme (etwa für Nachweiszwecke bei "Kunde hat den Makler selbst gefunden"-Fragen im Kontext von Provisionsstreitigkeiten).
Beispiel aus der Praxis
Nach einer Wohnungsbesichtigung trägt der Makler direkt am Tablet ein: Teilnehmer, Uhrzeit, den Hinweis auf einen im letzten Jahr sanierten Wasserschaden im Bad sowie die Einschätzung "hohes Kaufinteresse, Rückmeldung in 3 Tagen zugesagt". Das Protokoll wird automatisch im CRM-Datensatz des Interessenten gespeichert.
Rechtsgrundlage
Keine spezielle Rechtsgrundlage. Mittelbar relevant sind die Grundsätze zur vorvertraglichen Aufklärungspflicht des Verkäufers (§ 434 BGB in Verbindung mit der Rechtsprechung zur Arglisthaftung), zu deren Nachweis ein Besichtigungsprotokoll dienen kann.