Elektronische Signatur
Auch: E-Signatur · Digitale Signatur
Die elektronische Signatur ist ein digitales Verfahren, mit dem eine Person ein elektronisches Dokument rechtsgültig unterzeichnen kann, ohne es auszudrucken und handschriftlich zu unterschreiben. Im Maklergeschäft wird sie vor allem für Maklerverträge, Widerrufsbelehrungen und Reservierungsvereinbarungen eingesetzt.
Ausführliche Erklärung
Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Vertrauensniveaus, die für Makler in der Praxis entscheidend sind:
1. Einfache elektronische Signatur (EES): z. B. eine eingescannte Unterschrift oder ein Klick auf "Ich akzeptiere". Geringste Beweiskraft, ausreichend für formfreie Erklärungen.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, Identität wird über ein Verfahren (z. B. SMS-TAN, Video-Ident) geprüft, Veränderungen am Dokument sind erkennbar (siehe eigener Eintrag).
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): höchste Stufe, beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und ist der handschriftlichen Unterschrift nach § 126a BGB rechtlich gleichgestellt.
Für den Makleralltag ist entscheidend, welche Form für welches Dokument ausreicht:
- Maklervertrag (Alleinauftrag, einfacher Auftrag): formfrei möglich, hier genügt regelmäßig eine einfache oder fortgeschrittene E-Signatur.
- Kaufvertrag über Grundstücke: bedarf zwingend der notariellen Beurkundung (§ 311b BGB), eine elektronische Signatur ersetzt diese nicht.
- Mietvertrag: grundsätzlich formfrei, bei Verträgen über mehr als ein Jahr Laufzeit ist Schriftform sinnvoll (§ 550 BGB), wofür die QES als Schriftformersatz nach § 126a BGB geeignet ist.
- Widerrufsbelehrung/Fernabsatz: hier ist Nachweisbarkeit besonders wichtig, weshalb viele CRM-Anbieter mindestens FES-Niveau anbieten.
Praktisch integrieren PropTech-Anbieter (z. B. FlowFact, onOffice, DocuSign, Skribble) Signatur-Workflows direkt ins CRM: Dokument hochladen, Unterzeichner per E-Mail einladen, Identität prüfen, signieren, automatische Ablage in der Kundenakte. Vorteile sind Zeitersparnis, lückenlose Nachweisbarkeit und Prozessbeschleunigung, insbesondere bei überregionalen oder internationalen Kunden.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler sendet einem im Ausland lebenden Verkäufer den Alleinauftrag als PDF zur elektronischen Unterschrift. Der Verkäufer bestätigt seine Identität per SMS-Code und signiert das Dokument am Tablet. Die signierte Fassung wird automatisch im CRM archiviert – ein Postversand entfällt vollständig.
Rechtsgrundlage
- eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – EU-weit einheitlicher Rechtsrahmen für elektronische Signaturen und deren Vertrauensniveaus.
- § 126a BGB – Elektronische Form als gesetzlicher Ersatz der Schriftform, erfordert qualifizierte elektronische Signatur.
- § 126 BGB – Schriftformerfordernis, von dem die elektronische Form abzugrenzen ist.
- Für Grundstückskaufverträge bleibt § 311b BGB (notarielle Beurkundung) unberührt – hier hilft keine Signaturform.