Löschfrist Kaufinteressentendaten
Auch: Löschfrist nach Vertragsschluss · Aufbewahrungsfrist Interessentendaten
Die Löschfrist für Kaufinteressentendaten legt fest, wie lange ein Makler die Kontakt- und Bonitätsdaten eines Kaufinteressenten speichern darf, bevor er sie löschen muss – unabhängig davon, ob es zu einem Vertragsabschluss kam oder nicht.
Ausführliche Erklärung
Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Für Kaufinteressentendaten ergeben sich in der Praxis unterschiedliche Fristen je nach Verlauf:
- Erfolgloser Interessent (kein Vertragsabschluss): Sobald feststeht, dass kein Vertrag zustande kommt (z. B. Objekt anderweitig verkauft, Interessent hat abgesagt), entfällt der ursprüngliche Verarbeitungszweck. Eine Aufbewahrung darüber hinaus ist nur zulässig, soweit sie zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche erforderlich ist – hier orientiert man sich regelmäßig an der zivilrechtlichen Regelverjährung von drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Viele Maklerbüros legen daher pauschal eine Löschfrist von 1 bis 3 Jahren nach letztem Kontakt fest.
- Erfolgreicher Abschluss (Kaufvertrag zustande gekommen): Provisionsrelevante Unterlagen (Nachweis der Vermittlungstätigkeit, Maklervertrag, Provisionsabrechnung) unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten von 6 Jahren (§ 257 HGB, Handelsbriefe) bzw. 8 Jahren (§ 147 AO, Buchungsbelege wie Rechnungen; seit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025 von zuvor 10 auf 8 Jahre verkürzt). Diese Fristen gehen dem allgemeinen Löschgebot vor.
- Bonitäts- und Finanzierungsunterlagen: Selbstauskünfte, Einkommensnachweise oder Schufa-Auskünfte, die im Rahmen der Kaufabwicklung eingeholt wurden, sind besonders sensibel und sollten – sofern nicht Teil der aufbewahrungspflichtigen Vertragsunterlagen – bereits deutlich früher gelöscht werden, sobald der Interessent aus dem Vermittlungsprozess ausscheidet.
- Dokumentation im Löschkonzept: Die konkreten Fristen für die verschiedenen Datenkategorien (Kontaktdaten, Bonitätsdaten, Vertragsdaten) sollten schriftlich im Löschkonzept des Büros festgehalten und im CRM-System technisch, z. B. durch automatisierte Löschregeln, umgesetzt werden.
Für den Makler ist die Balance entscheidend: Zu kurze Fristen gefährden die eigene Beweisführung bei Provisionsstreitigkeiten, zu lange Speicherung verstößt gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung und kann bei einer Betroffenenanfrage oder Behördenkontrolle beanstandet werden.
Beispiel aus der Praxis
Ein Kaufinteressent besichtigt eine Wohnung, entscheidet sich aber gegen den Kauf. Seine Kontaktdaten werden 18 Monate nach dem letzten Kontakt automatisch aus dem CRM gelöscht, da kein weiterer Verarbeitungszweck mehr besteht. Kommt es hingegen zum Kaufvertrag, bleiben die provisionsrelevanten Unterlagen 6 Jahre aufbewahrungspflichtig.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung.
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung nach Zweckfortfall.
- § 195 BGB – Regelverjährung von drei Jahren als Orientierung für Aufbewahrung zu Beweiszwecken.
- § 257 HGB / § 147 AO – Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten für Vertrags- und Buchungsunterlagen (6 bzw. 8 Jahre; Buchungsbelege seit 01.01.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt).