Löschprotokoll
Auch: Löschnachweis · Löschdokumentation
Ein Löschprotokoll dokumentiert, dass eine im Löschkonzept vorgesehene oder durch eine Betroffenenanfrage ausgelöste Löschung tatsächlich durchgeführt wurde – mit Angabe von Zeitpunkt, betroffenen Daten und Löschgrund.
Ausführliche Erklärung
Während das Löschkonzept festlegt, wann und welche Daten gelöscht werden müssen, belegt das Löschprotokoll, dass die Löschung tatsächlich stattgefunden hat. Es ist damit ein zentrales Element der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO: Der Makler muss nicht nur datenschutzkonform handeln, sondern dies im Streit- oder Kontrollfall auch beweisen können.
Praxisrelevante Anwendungsfälle für Makler:
- Reguläre Löschung nach Fristablauf: Wird ein CRM-Eintrag eines erfolglosen Kaufinteressenten nach Ablauf der Löschfrist automatisch gelöscht, sollte das System protokollieren, welcher Datensatz wann gelöscht wurde (z. B. per Log-Datei oder Löschbestätigung).
- Löschung nach Betroffenenanfrage (Art. 17 DSGVO): Verlangt ein Interessent die Löschung seiner Daten, muss der Makler nicht nur löschen, sondern auch dokumentieren, dass und wann er dem nachgekommen ist – als Nachweis gegenüber dem Betroffenen und im Streitfall gegenüber der Aufsichtsbehörde.
- Löschung bei Kooperationspartnern und Dienstleistern: Wurden Daten an einen Auftragsverarbeiter (z. B. CRM-Anbieter) übermittelt, sollte auch dessen Löschbestätigung im eigenen Löschprotokoll referenziert werden.
- Abgrenzung zu Backups: Ein häufiger Praxisfehler ist, die Löschung nur in der Live-Datenbank vorzunehmen, während Daten in Backups unkontrolliert weiterbestehen. Das Löschprotokoll sollte auch regeln, wie und wann Backup-Bestände nachgezogen werden.
Ein Löschprotokoll muss nicht zwingend ein eigenständiges Dokument sein – oft genügt ein automatisiertes Systemlog des CRM oder eine einfache Tabelle mit Datum, betroffener Person (oder Datensatz-ID), Löschgrund und ausführender Person. Wichtig ist, dass die Nachweisbarkeit im Bedarfsfall (z. B. bei einer Prüfung durch die Landesdatenschutzbehörde) tatsächlich funktioniert.
Beispiel aus der Praxis
Ein Interessent verlangt die Löschung seiner Daten. Der Makler löscht den Datensatz im CRM und vermerkt in einer internen Löschliste: Datum, Name der Kontaktperson (pseudonymisiert nach erfolgter Löschung), Löschgrund "Betroffenenanfrage Art. 17 DSGVO", ausführender Mitarbeiter.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 2 DSGVO – Rechenschaftspflicht, Nachweis der Einhaltung der Grundsätze.
- Art. 24 DSGVO – Pflicht zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, wozu auch Nachweisdokumentation zählt.