Löschkonzept
Auch: Löschregeln · Löschfristenkonzept
Ein Löschkonzept ist ein schriftliches Regelwerk, das für jede im Maklerbüro verarbeitete Datenkategorie festlegt, wie lange sie gespeichert werden darf und wann bzw. wie sie gelöscht wird. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung systematisch um.
Ausführliche Erklärung
Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Da ein Maklerbüro sehr unterschiedliche Datenarten mit unterschiedlichen Fristen verarbeitet, reicht eine einzelfallweise Entscheidung "von Hand" praktisch nicht aus – hier setzt das Löschkonzept an, das häufig an die Systematik der DIN 66398 ("Löschkonzepte – Ableitung von Löschfristen") angelehnt wird.
Ein praxistaugliches Löschkonzept für Makler enthält typischerweise:
- Kategorisierung der Datenarten: z. B. Interessentendaten (erfolglos), Interessentendaten (erfolgreicher Abschluss), Bonitätsunterlagen, Mietvertragsunterlagen, Objektunterlagen, Bewerbungsunterlagen, Buchhaltungsdaten.
- Zuordnung von Fristen: Für jede Kategorie eine konkrete Frist mit Rechtsgrundlage (z. B. "Bonitätsunterlagen erfolgloser Interessenten: Löschung nach 6 Monaten"; "Provisionsabrechnungen: Aufbewahrung 6 Jahre nach § 257 HGB").
- Löschauslöser ("Trigger"): Ereignis, ab dem die Frist zu laufen beginnt (z. B. Vertragsende, letzter Kontakt, Ablehnung).
- Technische Umsetzung: Automatisierte Löschroutinen im CRM-System oder ein manueller Kontrollprozess mit festen Prüfterminen (z. B. jährliche Datenbereinigung).
- Verantwortlichkeiten: Wer im Büro für die Durchführung und Kontrolle der Löschung zuständig ist.
- Ausnahmen: Fälle, in denen die Löschung wegen laufender Rechtsstreitigkeiten oder behördlicher Verfahren aufgeschoben wird (Sperrung statt Löschung, Art. 18 DSGVO).
Das Löschkonzept ist zugleich Teil der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) und der Pflicht zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 24 DSGVO). Datenschutzaufsichtsbehörden fragen bei Prüfungen von Maklerbüros regelmäßig nach einem dokumentierten Löschkonzept – das Fehlen wird als Organisationsmangel gewertet, selbst wenn im Einzelfall zufällig ordnungsgemäß gelöscht wurde.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerbüro erstellt eine Tabelle mit den Spalten "Datenkategorie", "Zweck", "Frist", "Rechtsgrundlage" und "Löschauslöser". Für Kaufinteressenten ohne Vertragsabschluss ist dort eine Löschfrist von 12 Monaten nach letztem Kontakt hinterlegt, für Provisionsabrechnungen eine Aufbewahrung von 6 Jahren.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung.
- Art. 5 Abs. 2 DSGVO – Rechenschaftspflicht.
- Art. 24 DSGVO – Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen.
- Orientierungshilfe: DIN 66398 (nicht gesetzlich verpflichtend, aber anerkannter Standard).