Prüfungsturnus

Nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG gehört die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung – einschließlich der Überprüfung, ob die vorliegenden Kundendaten noch aktuell sind – zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten. Anders als etwa bei Kreditinstituten mit dauerhaften Kontobeziehungen sind Immobilienmakler in der Regel nur punktuell, nämlich bei der konkreten Vermittlung eines Objekts, mit einem Kunden in Geschäftsbeziehung – ein "Prüfungsturnus" im engeren Sinne betrifft daher vor allem Fälle mit wiederkehrenden Geschäftsbeziehungen (z. B. Bestandskunden, Investoren mit mehreren Transaktionen) oder unternehmensinterne Vorgaben zur Aktualitätsprüfung der Kundenakte.

Das Gesetz selbst schreibt keine starre Frist vor; maßgeblich ist der risikobasierte Ansatz (§ 10 Abs. 2 GwG): Je höher das Risiko eines Kunden eingestuft ist, desto kürzer sollte der Turnus zur Datenaktualisierung sein. In der Praxis haben sich folgende Richtwerte etabliert, die Maklerbüros in ihrer internen Compliance-Richtlinie festlegen:

• Hohes Risiko (z. B. PEP, Auslandsbezug, Bargeschäfte, ungewöhnliche Transaktionsstrukturen): Überprüfung alle 12 Monate oder anlassbezogen bei jeder neuen Transaktion.
• Mittleres Risiko: Überprüfung alle 2–3 Jahre bzw. bei jeder neuen Geschäftsbeziehung.
• Geringes Risiko: Überprüfung alle 3–5 Jahre oder ausschließlich anlassbezogen (z. B. bei Änderungen der Kundendaten).

Der Prüfungsturnus ist zwingend in der Risikoanalyse und den internen Arbeitsanweisungen des Maklerbüros zu dokumentieren, da die Aufsichtsbehörden im Rahmen von Prüfungen regelmäßig nachfragen, ob und wie die Aktualität der Kundendaten sichergestellt wird.

Ein Maklerbüro betreut einen institutionellen Investor, der regelmäßig mehrere Objekte pro Jahr erwirbt. In der internen Compliance-Richtlinie ist festgelegt, dass die Kundendaten und die Risikoeinstufung dieses Kunden jährlich überprüft werden, während bei einem Privatverkäufer mit einer einmaligen Transaktion keine erneute turnusmäßige Prüfung erforderlich ist.