Terminbuchungstool
Auch: Online-Terminvereinbarung
Ein Terminbuchungstool ermöglicht es Interessenten, über eine Website, ein Portal oder eine App selbstständig aus verfügbaren Zeitfenstern einen Besichtigungs- oder Beratungstermin zu wählen und zu buchen. Der Termin wird automatisch mit dem Kalender des Maklers synchronisiert.
Ausführliche Erklärung
Terminbuchungstools reduzieren den Abstimmungsaufwand zwischen Makler und Interessenten erheblich und sind heute fester Bestandteil vieler Maklersoftware-Pakete. Praxisrelevant:
- Funktionsweise: Der Makler hinterlegt verfügbare Zeitfenster (z. B. für eine offene Besichtigung oder Einzelbesichtigungen), Interessenten wählen online einen passenden Slot; das Tool verhindert Doppelbuchungen durch automatische Kalenderintegration.
- Automatisierte Kommunikation: Bestätigungs-, Erinnerungs- und Stornierungs-E-Mails bzw. SMS werden automatisch versendet, was Terminausfälle (No-Shows) reduziert.
- Vorqualifizierung: Viele Tools fragen vor der Buchung Basisdaten ab (Kontaktdaten, Finanzierungsstand, Anzahl Personen), sodass der Makler vorab filtern kann.
- Kombination mit Self-Service-Besichtigung: In Verbindung mit Smart Locks können Termine so gestaltet werden, dass der Interessent das Objekt ganz ohne Maklerbegleitung besichtigt.
- Ressourcenplanung: Bei mehreren Maklern oder Objekten hilft die Software, Kapazitäten zu bündeln und Überschneidungen zu vermeiden.
- Datenschutz: Da bei der Buchung personenbezogene Daten erhoben werden, ist eine Datenschutzerklärung mit Informationen zu Zweck und Speicherdauer sowie eine geeignete Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO erforderlich.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler bietet auf seiner Website für eine Eigentumswohnung drei Besichtigungstermine in der kommenden Woche an. Interessenten wählen online einen freien Slot, erhalten automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit Adresse und Anfahrtshinweisen, und der Termin erscheint direkt im Kalender des zuständigen Maklers.
Rechtsgrundlage
- Art. 6 DSGVO – Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der bei der Terminbuchung anfallenden personenbezogenen Daten.