Versammlungsniederschrift
Auch: Protokoll der Eigentümerversammlung · Versammlungsprotokoll
Über jede Eigentümerversammlung ist eine Niederschrift (Protokoll) anzufertigen, in der insbesondere die gefassten Beschlüsse festgehalten werden. Sie ist die zentrale Beweisurkunde dafür, was in der Versammlung tatsächlich beschlossen wurde, und muss vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und – falls vorhanden – dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats unterschrieben werden.
Ausführliche Erklärung
Nach § 24 Abs. 6 WEG ist über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift aufzunehmen, die vom Vorsitzenden der Versammlung, einem Wohnungseigentümer und, sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzendem (oder einem anderen Mitglied) zu unterzeichnen ist. In der Praxis wird die Niederschrift meist vom Verwalter erstellt, der regelmäßig auch die Versammlungsleitung übernimmt.
Wesentlicher Inhalt der Versammlungsniederschrift:
- Formalia: Ort, Datum, Uhrzeit, Beginn und Ende der Versammlung, Name des Versammlungsleiters, Feststellung der Beschlussfähigkeit (bzw. seit der WEG-Reform 2020 deren grundsätzlichen Wegfall als Wirksamkeitsvoraussetzung, da jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig ist).
- Teilnehmerliste: Anwesende und vertretene Eigentümer mit ihren Miteigentumsanteilen bzw. Stimmrechten.
- Tagesordnungspunkte: Reihenfolge und Behandlung der einzelnen Punkte.
- Beschlüsse im Wortlaut: Exakter Beschlusstext, Abstimmungsergebnis (Ja-/Nein-Stimmen, Enthaltungen) und Feststellung des Beschlussergebnisses durch den Versammlungsleiter.
Praxisrelevanz für den Makler:
- Beweisfunktion: Die Niederschrift belegt Inhalt und Zustandekommen von Beschlüssen und ist bei Anfechtungsklagen (§ 45 WEG) oft entscheidend für den Prozessausgang.
- Aufbewahrung und Einsichtsrecht: Jeder Eigentümer hat Anspruch auf Einsicht in die Niederschriften; Kaufinteressenten erhalten hierzu regelmäßig über den Verkäufer oder den Verwalter Zugang, um sich über die wirtschaftliche und rechtliche Situation der Gemeinschaft (z. B. beschlossene Sonderumlagen, Sanierungsvorhaben) zu informieren.
- Verhältnis zur Beschluss-Sammlung: Die in der Niederschrift protokollierten Beschlüsse müssen zusätzlich unverzüglich in die gesonderte Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7, 8 WEG) übertragen werden – die Niederschrift selbst ersetzt die Beschluss-Sammlung nicht.
- Kein Wirksamkeitserfordernis: Die Niederschrift ist reines Beweismittel; ein Beschluss wird nicht dadurch unwirksam, dass die Niederschrift fehlerhaft ist oder verspätet erstellt wird – entscheidend ist die tatsächliche Beschlussfassung in der Versammlung.
Beispiel aus der Praxis
Nach der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung erstellt der Verwalter die Versammlungsniederschrift mit allen gefassten Beschlüssen (u. a. Genehmigung der Jahresabrechnung, Entlastung des Verwalters, Sonderumlagenbeschluss). Er unterschreibt gemeinsam mit dem Versammlungsleiter und dem Beiratsvorsitzenden und versendet Kopien an alle Eigentümer.
Rechtsgrundlage
- § 24 Abs. 6 WEG – Pflicht zur Niederschrift über gefasste Beschlüsse, Unterschriftserfordernis.