Verwalterprotokollpflicht
Auch: Protokollierungspflicht des Verwalters
Die Verwalterprotokollpflicht verpflichtet den Verwalter, über jede Eigentümerversammlung ohne schuldhaftes Zögern eine schriftliche Niederschrift zu erstellen, die insbesondere den Wortlaut der gefassten Beschlüsse dokumentiert.
Ausführliche Erklärung
Nach § 24 Abs. 6 WEG obliegt es dem Verwalter, unverzüglich nach der Versammlung ein Protokoll zu erstellen und dieses gemeinsam mit dem Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer (bzw. bei bestelltem Beirat zusätzlich dessen Vorsitzendem) zu unterschreiben. Für Makler und Verwalter ist diese Pflicht aus mehreren Gründen praxisrelevant:
- Zeitrahmen "unverzüglich": Das Gesetz nennt keine feste Frist, in der Praxis und Rechtsprechung gilt meist ein Zeitraum von zwei bis vier Wochen als angemessen. Verzögert sich die Protokollerstellung erheblich (z. B. mehrere Monate), kann dies eine Pflichtverletzung des Verwalters darstellen und Schadensersatzansprüche begründen, etwa wenn dadurch Fristen (z. B. zur Anfechtung) faktisch verkürzt erscheinen oder Eigentümer nicht rechtzeitig über Beschlüsse informiert werden.
- Verhältnis zur Anfechtungsfrist: Die einmonatige Anfechtungsfrist (§ 45 WEG) beginnt unabhängig vom Zeitpunkt der Protokollerstellung mit der Beschlussfassung zu laufen, nicht erst mit Zugang des Protokolls. Ein verspätetes Protokoll kann Eigentümern die Fristwahrung dennoch erschweren, was in Einzelfällen zu Wiedereinsetzungsfragen führen kann.
- Übermittlungspraxis: Gesetzlich ist keine automatische Zusendung an alle Eigentümer vorgeschrieben; üblich und im Sinne guter Verwaltungspraxis ist aber die Übersendung per Post oder E-Mail bzw. Bereitstellung im Eigentümerportal.
- Bedeutung für den Makler: Beim Verkauf einer Eigentumswohnung gehören die letzten Protokolle zu den zentralen Objektunterlagen, die dem Käufer vorgelegt werden sollten – fehlende oder chronisch verspätete Protokolle können ein Indiz für mangelhafte Verwaltungsqualität sein.
Beispiel aus der Praxis
Nach einer Eigentümerversammlung am 15. März erstellt der Verwalter das Protokoll erst am 20. Juni – mehr als drei Monate später. Ein Eigentümer, der die Beschlüsse anfechten wollte, hat zwar die einmonatige Anfechtungsfrist ab Beschlussfassung versäumt, kann aber gegenüber dem Verwalter die grob verspätete Protokollerstellung als Pflichtverletzung rügen.
Rechtsgrundlage
- § 24 Abs. 6 WEG – Verpflichtet den Verwalter zur unverzüglichen Erstellung und Unterzeichnung der Versammlungsniederschrift.
- § 45 WEG – Regelt die einmonatige Anfechtungsfrist, die unabhängig vom Protokollzeitpunkt läuft.