Erstkontaktdokumentation
Auch: Nachweis des Erstkontakts · Kontaktdokumentation
Die Erstkontaktdokumentation ist die schriftliche oder digitale Festhaltung des Zeitpunkts und der Umstände, zu denen ein Makler einem Interessenten erstmals ein bestimmtes Objekt vorgestellt oder nachgewiesen hat. Sie dient als Beweismittel für den späteren Provisionsanspruch.
Ausführliche Erklärung
Provisionsansprüche des Maklers setzen nach § 652 BGB voraus, dass seine Nachweis- oder Vermittlungstätigkeit ursächlich (kausal) für den späteren Vertragsschluss war. Gerade bei Kettenmaklern, konkurrierenden Anfragen über mehrere Portale oder bei Interessenten, die ein Objekt über verschiedene Kanäle finden, wird häufig gestritten, wer zuerst und in welcher Form Kontakt zum Objekt hergestellt hat.
Für die Praxis bedeutet das: Jeder Makler sollte lückenlos dokumentieren,
- wann (Datum, Uhrzeit) und über welchen Kanal (Portalanfrage, Telefonat, Website-Formular, persönliche Empfehlung) der Erstkontakt zustande kam,
- welches Objekt konkret genannt/beworben wurde,
- ob und wann ein Exposé mit Objektangaben und Nachweischarakter übermittelt wurde,
- ob eine Widerspruchs- oder Bestätigungserklärung des Interessenten vorliegt (z. B. Bestätigung des Empfangs eines Objektnachweises).
Übliche Nachweismittel sind CRM-Systemprotokolle mit Zeitstempel, E-Mail-Verläufe, Portalanfragen mit Log-Daten sowie unterschriebene Besichtigungsprotokolle. Bei Streitigkeiten trägt der Makler die Darlegungs- und Beweislast für die Kausalität seiner Tätigkeit; ohne belastbare Dokumentation drohen Provisionsverluste, insbesondere wenn der Interessent behauptet, das Objekt bereits vorher über einen anderen Weg gekannt zu haben.
Digitale CRM-Systeme mit automatischer Protokollierung (Zeitstempel bei Anfrageeingang, Exposé-Versand, Terminvereinbarung) haben die manuelle Dokumentation weitgehend abgelöst, ersetzen aber nicht die Notwendigkeit, im Streitfall gezielt und lückenlos vorzutragen.
Beispiel aus der Praxis
Ein Interessent fragt am 3. März über ein Immobilienportal ein Reihenhaus an. Der Makler übersendet noch am selben Tag ein Exposé per E-Mail mit ausdrücklichem Nachweishinweis. Drei Monate später kauft der Interessent das Objekt – meldet sich aber erst nach dem Notartermin beim Makler. Dank der protokollierten E-Mail vom 3. März kann der Makler seinen Provisionsanspruch belegen, obwohl der Käufer den Kontakt zunächst verschwiegen hatte.
Rechtsgrundlage
- § 652 BGB – Provisionsanspruch setzt kausale Nachweis- oder Vermittlungstätigkeit voraus; die Beweislast hierfür trägt der Makler.
- § 675 BGB – Anwendung der Dienstvertragsregeln auf entgeltliche Geschäftsbesorgung, relevant für Dokumentations- und Sorgfaltspflichten im Maklerverhältnis.
- Keine eigenständige gesetzliche Dokumentationspflicht; die Notwendigkeit ergibt sich aus der zivilprozessualen Beweislastverteilung.