Vertretungsbescheinigung
Auch: Vollmachtsbestätigung · notarielle Vertretungsbescheinigung
Die Vertretungsbescheinigung ist eine vom Notar ausgestellte Erklärung, mit der er bestätigt, dass eine bei einem Rechtsgeschäft (z. B. einer Immobilienbeurkundung) auftretende Person tatsächlich berechtigt ist, für einen anderen – etwa eine Gesellschaft oder eine Privatperson kraft Vollmacht – zu handeln. Sie erleichtert dem Grundbuchamt die Prüfung der Vertretungsmacht, ohne dass Originalunterlagen wie Handelsregisterauszüge oder Vollmachtsurkunden separat vorgelegt werden müssen.
Ausführliche Erklärung
Für Makler ist die Vertretungsbescheinigung vor allem bei gewerblichen Transaktionen und bei Verkäufen durch Bevollmächtigte relevant, da sie den Beurkundungs- und Grundbuchvollzug erheblich beschleunigt.
Praxisrelevante Aspekte:
- Gesetzliche Grundlage der Notarbefugnis: Nach § 21 BNotO kann der Notar in bestimmten Fällen bescheinigen, dass ihm die Vertretungsberechtigung einer bei der Beurkundung mitwirkenden Person nachgewiesen wurde – etwa die organschaftliche Vertretungsmacht eines Geschäftsführers für eine GmbH oder die Bevollmächtigung eines Vertreters durch eine notariell erteilte Vollmacht.
- Erleichterung für das Grundbuchamt: Ohne Vertretungsbescheinigung müsste das Grundbuchamt regelmäßig aktuelle Handelsregisterauszüge, Vollmachtsurkunden im Original oder in beglaubigter Abschrift verlangen. Mit der notariellen Bescheinigung genügt in vielen Fällen die Bezugnahme auf diese Bescheinigung, was den Eintragungsprozess beschleunigt.
- Bei Gesellschaften: Häufigster Fall ist die Bestätigung der organschaftlichen Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers oder Prokuristen einer GmbH, AG oder GmbH & Co. KG beim Immobilienverkauf durch die Gesellschaft.
- Bei Vollmachten: Auch bei Verkäufen durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten (z. B. wenn der Eigentümer im Ausland lebt oder krankheitsbedingt nicht persönlich erscheinen kann) kann der Notar die Vertretungsmacht auf Grundlage der ihm vorgelegten Vollmacht bescheinigen.
- Haftung des Notars: Der Notar haftet für die Richtigkeit seiner Prüfung; stellt sich die bescheinigte Vertretungsmacht später als unzutreffend heraus, kann dies Amtshaftungsansprüche auslösen (§ 19 BNotO).
- Für Makler wichtig: Bei Verkäufen durch Gesellschaften oder Bevollmächtigte sollte frühzeitig geklärt werden, ob eine Vertretungsbescheinigung vorliegt oder beim Notar rechtzeitig beantragt werden kann, um Verzögerungen beim Grundbuchvollzug zu vermeiden.
Beispiel aus der Praxis
Eine Grundstücksgesellschaft (GmbH) verkauft ein Gewerbeobjekt. Bei der Beurkundung tritt der Prokurist der GmbH auf. Der Notar prüft dessen Vertretungsberechtigung anhand des aktuellen Handelsregisterauszugs und stellt eine Vertretungsbescheinigung aus, die zusammen mit dem Kaufvertrag beim Grundbuchamt eingereicht wird – ein separater Handelsregisterauszug ist dann für die Grundbucheintragung nicht mehr erforderlich.
Rechtsgrundlage
- § 21 BNotO – Ermächtigt den Notar, die ihm nachgewiesene Vertretungsberechtigung von Beteiligten zu bescheinigen.
- § 14 BNotO – Allgemeine Berufspflichten des Notars (unparteiische, gewissenhafte Amtsführung), Grundlage der sorgfältigen Prüfung bei der Vertretungsbescheinigung.
- § 174 BGB – Zurückweisungsrecht bei einseitigen Rechtsgeschäften ohne Vorlage der Vollmachtsurkunde; Hintergrund für die praktische Bedeutung einer verlässlichen Vertretungsbescheinigung.